Varsinainen yhtiökokous 2021

Valmet Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidetään tiistaina 23. maaliskuuta 2021 klo 13.00 alkaen Messukeskuksen salissa 101, osoitteessa Messuaukio 1, 00520 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänilippujen jakaminen aloitetaan klo 12.30.

Koronavirustilanteen (COVID-19) aiheuttaman tartuntariskin pienentämiseksi Valmet Oyj pyrkii pitämään yhtiökokouksen kestoltaan mahdollisimman lyhyenä ja osallistujamäärältään rajoitettuna. Kokoukseen osallistuvien hallituksen ja johtoryhmän jäsenten lukumäärä rajoitetaan mahdollisimman pieneksi.

Samasta syystä yhtiö pyytää kohteliaimmin kaikkia osakkeenomistajiaan harkitsemaan, onko osakkeenomistajan tarpeellista osallistua kokoukseen saapumalla kokouspaikalle henkilökohtaisesti tai muun kuin yhtiön osoittaman asiamiehen edustamana.

Osakkeenomistajille suositellaan ensisijaisesti yhtiökokouksen seuraamista verkossa videolähetyksen kautta ja äänestämistä ennakkoon tai osallistumista yhtiökokoukseen yhtiön osoittaman asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajilla on myös mahdollisuus esittää etukäteen kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. 

Kokouksen yhteydessä ei järjestetä tarjoiluja.

 

Ohjeita kokoukseen osallistuville

 

Kokousmateriaalit

 

Valmet Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä toimielinten palkitsemisraportti ovat saatavilla täällä.

 

Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 11. maaliskuuta 2021 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 18. maaliskuuta 2021 klo 10.00 mennessä. Ilmoittautumisen on oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä. 

 

Ilmoittautuminen voi tapahtua:

a) Tämän linkin kautta

Ilmoittautuminen edellyttää henkilöomistajien tapauksessa vahvaa sähköistä tunnistautumista suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Yhteisöomistajien tapauksessa ilmoittautuminen tapahtuu y-tunnusta ja arvo-osuustilinumeroa käyttämällä.

b) puhelimitse numeroon 020 770 6884 (arkipäivisin klo 9.00 ja 16.00 välisenä aikana)

 

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan, valtuutetun asiamiehen tai lakimääräisen edustajan nimi ja asiamiehen tai edustajan henkilötunnus sekä tieto siitä, aikooko osakkeenomistaja osallistua kokoukseen saapumalla kokouspaikalle henkilökohtaisesti tai muun kuin yhtiön osoittaman asiamiehen edustamana. Osakkeenomistajien Valmet Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

 

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

 

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 11. maaliskuuta 2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 18. maaliskuuta 2021 klo 10.00. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tilapäistä osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjan antamista ja yhtiökokoukseen osallistumista koskevat ohjeet. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

 

Videolähetys 

Yhtiö järjestää kokoukseen ilmoittautuneille osakkeenomistajille mahdollisuuden seurata yhtiökokousta verkossa videolähetyksen kautta.

Videolähetyksen seuraamista varten osakkeenomistajan tulee ensin ilmoittautua yhtiökokoukseen. Videolähetykseen ilmoittautuminen löytyy samasta palvelusta kuin yhtiökokoukseen ilmoittautuminen

Yksityiskohtaiset ohjeet videolähetyksen seuraamista varten löytyvät täältä.

Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että kokouksen seuraaminen videolähetyksen kautta ei tarkoita osallistumista yhtiökokoukseen, eikä mahdollista osakkeenomistajan oikeuksien käyttämistä yhtiökokouksessa.

 

Esittely ehdotetusta hallituksen jäsenestä

Nimitystoimikunnan ehdotus hallituksen kokoonpanosta ja palkitsemisesta julkaistiin pörssitiedotteella 30. marraskuuta 2020.

 

Ehdotettu uusi jäsen:

Per Lindberg (s. 1959) toimii vanhempana neuvonantajana Peymar Holding AB:ssa. Aiemmin hän työskenteli Epiroc AB:n toimitusjohtajana 2018–2020. Tätä ennen Lindberg oli toimitusjohtajana BillerudKorsnäs AB:lla 2012–2017, Billerud AB:lla 2005–2012 ja Korsnäs AB:lla 2001–2005. Hän toimi johtajana Investment AB Kinnevikillä 2004–2005 ja teki johdon konsultointia Applied Value Corporation:lla Chicagossa 1997–2001. Vuosina 1990–1997 Lindberg toimi Associate Professor -tehtävässä Göteborgin teknillisellä yliopistolla.

 

CV ehdotetusta uudesta hallituksen jäsenestä löytyy täältä. Katso myös Valmetin hallitus. 

 

Tärkeitä päivämääriä

Ilmoittautuminen alkaa: 4.2.2021
Yhtiökokoukseen osallistumisen täsmäytyspäivä: 11.3.2021
Ilmoittautuminen päättyy: 18.3.2021 klo 10.00
Äänestäminen ennakkoon 18.3.2021 klo 10.00 mennessä
Kysymysten esittäminen ennakkoon 18.3.2021 klo 10.00 mennessä
Yhtiökokouspäivä: 23.3.2021
Osingonmaksun täsmäytyspäivä: 25.3.2021
Yhtiökokouksen pöytäkirja luettavissa tällä sivulla viimeistään:  6.4.2021
Osingon maksupäivä: 7.4.2021

 

Osakkeenomistajilla on osakeyhtiölain mukaisesti oikeus saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Pyyntö tästä tulee lähettää kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Osakkeenomistajan tuli toimittaa mahdollinen pyyntö saada asia yhtiökokouksen esityslistalle viimeistään torstaina 14.1.2021. 

 

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat 

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä.

Osakkeenomistaja voi nimetä asiamiehekseen yhtiön osoittaman asiamiehen, joka on asianajaja Teresa Kauppila Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:stä tai tämän määräämä henkilö.

Valtakirja ja äänestysohjeet suomeksi
Valtakirja ja äänestysohjeet englanniksi

Osakkeenomistaja saa halutessaan nimetä myös muun asiamiehen. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

Valtakirjapohja suomeksi
Valtakirjapohja englanniksi

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava ne osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdollisista valtakirjoista pyydetään kertomaan ilmoittautumisen yhteydessä, ja valtakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen
anne.grahn-loytanen@valmet.com ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

 

Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 4.2.2021 – 18.3.2021 klo 10 välisenä aikana. 

Ennakkoäänestystä varten osakkeenomistajan tulee ensin ilmoittautua yhtiökokoukseen. Ennakkoäänestys löytyy samasta palvelusta kuin ilmoittautuminen ja äänestämisen voi tehdä ilmoittautumisen yhteydessä tai siihen voi palata saman linkin kautta myöhemmin.

Ennakkoäänestäminen edellyttää henkilöomistajien tapauksessa vahvaa sähköistä tunnistautumista suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Yhteisöomistajien tapauksessa ennakkoäänestäminen tapahtuu y-tunnusta ja arvo-osuustilinumeroa käyttämällä.

Ennakkoäänestämisen yhteydessä osakkeenomistajan tulee ilmoittaa arvo-osuustilinsä numero. Ennakkoäänten määrä vahvistuu yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä arvo-osuustilillä olevan omistuksen perusteella.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ja hänen mahdollisuutensa äänestää ennakkoäänestysajan alkamisen jälkeen mahdollisesti muuttuneen asiakohdan päätösehdotuksen johdosta saattaa olla rajoitettu, ellei hän saavu itse tai asiamiehen välityksellä paikalle yhtiökokoukseen.

 

Kysymysten esittäminen ennakkoon

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus esittää etukäteen kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen ir@valmet.com, ja niiden tulee olla perillä viimeistään 16.3.2021 kello 10 mennessä. Yhtiö pyrkii mahdollisuuksien mukaan vastaamaan kysymyksiin kokouksessa.

 

Tietosuoja

Valmet Oyj hallinnoi ja käsittelee tietoja yhtiökokouksen 2021 rekisteröintiä varten. Käsittelyn oikeusperusteen muodostavat rekisterinpitäjän oikeutetut edut kokouksen järjestämiseksi. Valmet käyttää Euroclear Finland Ltd:n ratkaisua rekisteröinnissä. Tietoja säilytetään EU:ssa ja niitä säilytetään viisi vuotta.

Valmet noudattaa asiaankuuluvia rekisteröidyn oikeuksia. Niihin kuuluu oikeus tarkastaa omat henkilötiedot, tehdä niihin oikaisuja, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaperiaatteista, ota yhteyttä Valmetin tietosuojavastaavaan tietosuojalomakkeella.

 

Päivitetty; 26.02.2021