Varsinainen yhtiökokous 2021

Valmet Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidettiin tiistaina 23. maaliskuuta 2021 klo 13.00 alkaen Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:n tiloissa osoitteessa Eteläesplanadi 14, 00130 Helsinki.

Kokousmateriaalit

 

Ohjeita kokoukseen osallistuville

 

 

Valmet Oyj:n varsinaisen yhtiökokouksen ja hallituksen päätökset

Valmet Oyj:n pörssitiedote 23. maaliskuuta 2021 klo 16:00

Valmet Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidettiin Helsingissä tänään 23. maaliskuuta 2021. Yhtiökokous vahvisti vuoden 2020 tilinpäätöksen ja myönsi vastuuvapauden hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 2020. Palkitsemisraportin 2020 hyväksymisen osalta äänten enemmistö vastusti Palkitsemisraportin hyväksymistä. Päätös on neuvoa-antava. Yhtiökokous hyväksyi hallituksen ehdotukset koskien hallituksen valtuuttamista päättämään omien osakkeiden hankkimisesta, osakeannista ja erityisten oikeuksien antamisesta.

Osingonmaksu

Yhtiökokous päätti maksaa 31. joulukuuta 2020 päättyneeltä tilikaudelta osinkoa 0,90 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkaille, jotka ovat osingonmaksun täsmäytyspäivänä 25. maaliskuuta 2021 merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osinko maksetaan 7. huhtikuuta 2021.

Hallituksen kokoonpano

Yhtiökokous vahvisti hallituksen jäsenten lukumääräksi kahdeksan ja valitsi uudelleen Valmet Oyj:n hallituksen puheenjohtajaksi Mikael Mäkisen ja varapuheenjohtajaksi Aaro Cantellin. Hallituksen jäseninä jatkavat Pekka Kemppainen, Monika Maurer, Eriikka Söderström, Tarja Tyni ja Rogério Ziviani. Per Lindberg valittiin hallitukseen uutena jäsenenä. Hallituksen jäsenten toimikausi kestää vuoden 2022 varsinaisen yhtiökokouksen loppuun.

Hallituksen palkkiot

Yhtiökokous päätti, että hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 118 000 euroa, varapuheenjohtajalle 70 000 euroa ja muille hallituksen jäsenille 56 000 euroa vuodessa. Lisäksi yhtiökokous päätti, että peruspalkkiona maksetaan 7 000 euroa jokaiselle tarkastusvaliokunnan jäsenelle, 14 000 euroa tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle, 4 000 euroa jokaiselle palkitsemis- ja henkilöstövaliokunnan jäsenelle sekä 6 000 euroa palkitsemis- ja henkilöstövaliokunnan puheenjohtajalle.

Tämän lisäksi niille hallituksen jäsenille, joiden kotipaikka on Pohjoismaissa, maksetaan kokouspalkkiona 750 euroa kokoukselta, niille jäsenille, joiden kotipaikka on muualla Euroopassa 1 500 euroa kokoukselta, ja niille jäsenille, joiden kotipaikka on Euroopan ulkopuolella 3 000 euroa kokoukselta mukaan lukien valiokuntien kokoukset.

Kokoukselta, johon hallituksen jäsen osallistuu etäyhteyden avulla, maksetaan 750 euron kokouspalkkio sekä hallituksen että valiokuntien kokousten osalta. Hallituksen matkakokouksesta maksetaan hallituksen jäsenille kokouspalkkiona 1 500 euroa.

Yhtiökokous päätti, että vuosipalkkion saannin edellytyksenä hallituksen jäsenen tulee suoraan yhtiökokouksen päätökseen perustuen hankkia 40 prosentilla kiinteästä vuosipalkkiostaan Valmet Oyj:n osakkeita säännellyllä markkinalla Nasdaq Helsinki Oy:n ylläpitämällä pörssilistalla julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan, ja että hankinta toteutetaan kahden viikon kuluessa siitä, kun osavuosikatsaus ajalta 1. tammikuuta - 31. maaliskuuta 2021 on julkistettu.

Tilintarkastajan valinta

Yhtiökokous valitsi yhtiön tilintarkastajaksi PricewaterhouseCoopers Oy:n seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti. Yhteisön päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Pasi Karppinen.

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Yhtiökokouksen asialistan kohdista 7-17 pidettiin ennakkoäänestys. Ennakkoäänestyksen tarkat tulokset kirjattiin kokouksen pöytäkirjaan. Yhtiökokouksen pöytäkirja on tämän tiedotteen liitteenä ja yhtiön internet-sivuilla osoitteessa www.valmet.com/yhtiokokous.

Hallituksen päätökset

Valmet Oyj:n hallitus piti järjestäytymiskokouksensa varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen. Hallitus totesi, että kaikki hallituksen jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä. Aaro Cantellia lukuun ottamatta hallituksen jäsenet ovat riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista. Valmet noudattaa hallituksen jäsenen riippumattomuuden määrittelyssä Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia.

Valmet Oyj:n hallitus on järjestäytymiskokouksessaan valinnut keskuudestaan tarkastusvaliokunnan sekä palkitsemis- ja henkilöstövaliokunnan jäsenet.

Hallituksen tarkastusvaliokuntaan kuuluvat Eriikka Söderström (puheenjohtaja), Tarja Tyni ja Pekka Kemppainen.

Hallituksen palkitsemis- ja henkilöstövaliokuntaan kuuluvat Mikael Mäkinen (puheenjohtaja), Aaro Cantell ja Monika Maurer.

Henkilöstön edustaja

Hallitus päätti kutsua Juha Pölläsen Valmetin Suomen henkilöstöryhmien valitsemana henkilöstön edustajana hallituksen kokouksiin. Hän osallistuu Valmetin hallituksen kokouksiin kutsuttuna asiantuntijana, ja hänen toimikautensa on sama kuin hallituksen jäsenten toimikausi.

 

-----

 

 

Osallistumisoikeus, ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

 

Yhtiökokoukseen ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys on päättynyt 16.3.2021 klo 16.00.

Yhtiö julkisti 4. helmikuuta 2021 kutsun yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, jonka yhtiö perui 2. maaliskuuta 2021 nopeasti huonontuneen COVID-19-pandemiatilanteen vuoksi. Aiemmin julkistetun kokouskutsun perusteella tehdyt ilmoittautumiset tai annetut ennakkoäänet eivät ole voimassa.

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 11. maaliskuuta 2021 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon joko henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä. Osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 16. maaliskuuta 2021 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 8. maaliskuuta 2021 klo 12.00 – 16. maaliskuuta 2021 klo 16.00 välisenä aikana.

Ennakkoäänestys löytyy samasta palvelusta kuin ilmoittautuminen ja äänestämisen voi tehdä ilmoittautumisen yhteydessä tai siihen voi palata saman linkin kautta myöhemmin.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumiselle ja ennakkoäänestämiselle varatun ajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät jäljempänä mainitut ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen vaadittavat tiedot.

Ilmoittautumisen ja ennakkoäänestämisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisten valtuutetun asiamiehen tai lakimääräisen edustajan nimi ja asiamiehen tai edustajan henkilötunnus. Osakkeenomistajien Valmet Oyj:lle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

 

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 11. maaliskuuta 2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 18. maaliskuuta 2021 klo 10.00. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tilapäistä osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjan antamista ja yhtiökokoukseen osallistumista koskevat ohjeet. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtia ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.

 

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä.

Osakkeenomistaja voi nimetä asiamiehekseen yhtiön osoittaman asiamiehen, joka on asianajaja Teresa Kauppila Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:stä tai tämän määräämä henkilö.

Yhtiön osoittaman asiamiehen valtuuttamisesta ei aiheudu osakkeenomistajalle kustannuksia lukuun ottamatta mahdollisia valtakirjan ja siihen liittyvän aineiston toimittamiseen liittyviä kustannuksia. Lisätietoja yhtiön osoittamasta asiamiehestä on saatavilla osoitteesta https://www.castren.fi/fi/ihmiset/teresa-kauppila/.

Valtakirja ja äänestysohjeet suomeksi
Valtakirja ja äänestysohjeet englanniksi

 

Osakkeenomistaja saa halutessaan nimetä myös muun asiamiehen. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

Valtakirjapohja suomeksi
Valtakirjapohja englanniksi

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava ne osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

 

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen anne.grahn-loytanen@valmet.com ennen ilmoittautumisajan päättymistä 16. maaliskuuta 2021 klo 16.00, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä.

Valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon aiemmin tällä sivulla esitetyllä tavalla. Yhtiön osoittamalle asiamiehelle osoitetun, näillä sivuilla viimeistään ennakkoäänestyksen alkaessa saatavilla olevan valtakirjamallin mukaisen valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan kuitenkin sekä ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen että ennakkoäänestämiseksi, kunhan siitä ilmenevät valtakirjamallissa pyydetyt tiedot ja äänestysohjeet.

 

Videolähetys 

Yhtiö järjestää kokoukseen ilmoittautuneille osakkeenomistajille mahdollisuuden seurata yhtiökokousta verkossa videolähetyksen kautta.

Videolähetyksen seuraamista varten osakkeenomistajan tulee ensin ilmoittautua yhtiökokoukseen. Videolähetykseen ilmoittautuminen löytyy samasta palvelusta kuin yhtiökokoukseen ilmoittautuminen.

Yksityiskohtaiset ohjeet videolähetyksen seuraamista varten löytyvät täältä.

Linkki videolähetykseen.  

Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että kokouksen seuraaminen videolähetyksen kautta ei tarkoita osallistumista yhtiökokoukseen, eikä mahdollista osakkeenomistajan oikeuksien käyttämistä yhtiökokouksessa.

 

Esittely ehdotetusta hallituksen jäsenestä

Nimitystoimikunnan ehdotus hallituksen kokoonpanosta ja palkitsemisesta julkaistiin pörssitiedotteella 30. marraskuuta 2020.

 

Ehdotettu uusi jäsen:

Per Lindberg (s. 1959) toimii vanhempana neuvonantajana Peymar Holding AB:ssa. Aiemmin hän työskenteli Epiroc AB:n toimitusjohtajana 2018–2020. Tätä ennen Lindberg oli toimitusjohtajana BillerudKorsnäs AB:lla 2012–2017, Billerud AB:lla 2005–2012 ja Korsnäs AB:lla 2001–2005. Hän toimi johtajana Investment AB Kinnevikillä 2004–2005 ja teki johdon konsultointia Applied Value Corporation:lla Chicagossa 1997–2001. Vuosina 1990–1997 Lindberg toimi Associate Professor -tehtävässä Göteborgin teknillisellä yliopistolla.

 

CV ehdotetusta uudesta hallituksen jäsenestä löytyy täältä. Katso myös Valmetin hallitus. 

 

Tärkeitä päivämääriä

Määräaika osakkeenomistajien vastaehdotuksille  5.3.2021
Mahdolliset vastaehdotukset nähtävillä tällä sivulla 8.3.2021
Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa: 8.3.2021 klo 12.00
Määräaika osakkeenomistajien kysymyksille 10.3.2021 klo 16.00
Yhtiökokoukseen osallistumisen täsmäytyspäivä: 11.3.2021
Vastaukset osakkeenomistajien kysymyksiin nähtävillä tällä sivulla 12.3.2021 
Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys päättyy: 16.3.2021 klo 16.00
Hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien ilmoittautuminen päättyy 18.3.2021 klo 10.00 mennessä
Yhtiökokous, webcast lähetys klo 13.00 23.3.2021
Osingonmaksun täsmäytyspäivä: 25.3.2021
Yhtiökokouksen pöytäkirja luettavissa tällä sivulla viimeistään:  6.4.2021
Osingon maksupäivä: 7.4.2021

 

Vastaehdotukset yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettavia vastaehdotuksia yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla viimeistään 8. maaliskuuta 2021.

Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon.

Tällaiset vastaehdotukset oli toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen anne.grahn-loytanen@valmet.com viimeistään 5. maaliskuuta 2021 klo 16.00. Vastaehdotuksia ei tullut. 

 

Kysymysten esittäminen ennakkoon

Osakkeenomistajilla oli mahdollisuus esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 10. maaliskuuta 2021 klo 16.00 asti sähköpostitse osoitteeseen ir@valmet.com. Kysymysten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä tällä sivulla viimeistään 12. maaliskuuta 2021. Kysymyksiä ei saapunut. 

 

Tietosuoja

Valmet Oyj hallinnoi ja käsittelee tietoja yhtiökokouksen 2021 rekisteröintiä varten. Käsittelyn oikeusperusteen muodostavat rekisterinpitäjän oikeutetut edut kokouksen järjestämiseksi. Valmet käyttää Euroclear Finland Ltd:n ratkaisua rekisteröinnissä. Tietoja säilytetään EU:ssa ja niitä säilytetään viisi vuotta.

Valmet noudattaa asiaankuuluvia rekisteröidyn oikeuksia. Niihin kuuluu oikeus tarkastaa omat henkilötiedot, tehdä niihin oikaisuja, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaperiaatteista, ota yhteyttä Valmetin tietosuojavastaavaan tietosuojalomakkeella.

 

Päivitetty; 26.03.2021