Valmetin varsinainen yhtiökokous 2023

Valmetin varsinainen yhtiökokous 2023 pidetään 22. maaliskuuta 2023

Valmetin varsinainen yhtiökokous pidetään 22.maaliskuuta 2023 alkaen klo 13.00 (Suomen aikaa) Scandic Marina Congress Centerissä osoitteessa Katajanokanlaituri 6, 00160 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden osakkeenomistajien vastaanottaminen ja äänilippujen jakaminen aloitetaan klo 12.00. Osakkeenomistajilla on myös mahdollisuus käyttää äänioikeuttaan äänestämällä ennakkoon. Lisäksi kokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat seurata yhtiökokousta videolähetyksenä.

 

Kokousmateriaalit:

 

Ohjeita kokoukseen osallistuvalle:

 

Rekisteröityminen

Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 10. maaliskuuta 2023 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen tai osakesäästötililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua kokoukseen viimeistään 15. maaliskuuta 2023 klo 16.00 (Suomen aikaa) mennessä.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 9. helmikuuta 2023 klo 10.00 (Suomen aikaa). Ilmoittautumisen on oltava perillä ennen yllä mainitun ilmoittautumisajan päättymistä. Ilmoittautua voi seuraavilla tavoilla:

  • Linkin kautta, joka on saatavilla tässä kun rekisteröityminen avautuu.

Henkilöomistajien osalta sähköinen ilmoittautuminen edellyttää suojattua vahvaa tunnistautumista, ja osakkeenomistaja voi rekisteröityä kirjautumalla sisään omilla suomalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.

Yhteisöomistajien osalta sähköinen ilmoittautuminen ei edellytä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava suomalaisen arvo-osuustilinsä numero sekä muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää jäljempänä kuvattua sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistautumista, joka toimii suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

  • postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Valmet Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki.

  • sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen valtuutetun asiamiehen, lakimääräisen edustajan tai avustajan nimi ja asiamiehen, edustajan tai avustajan henkilötunnus. Osakkeenomistajien Valmetille tai Euroclear Finland Oy:lle antamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokousta ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyä varten.

Osakkeenomistajan sekä tämän mahdollisen valtuutetun asiamiehen, lakimääräisen edustajan tai avustajan on yhtiökokouksessa pystyttävä todistamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustamisoikeutensa.

Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili tai osakesäästötili, voivat äänestää ennakkoon 9. helmikuuta 2023 klo 10.00 ja 15. maaliskuuta 2023 klo 16.00 (Suomen aikaa) välisenä aikana tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta.

Ennakkoon äänestänyt osakkeenomistaja voi käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeuttaan, vaatia äänestystä yhtiökokouksessa tai äänestää mahdollisesta vastaehdotuksesta vain, jos hän saapuu paikalle yhtiökokoukseen henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä.

Ennakkoäänestäminen voi tapahtua seuraavilla tavoilla:

  • Linkin kautta, joka on saatavilla tässä kun äänestäminen avautuu

Henkilöomistajien osalta ennakkoäänestäminen edellyttää suojattua vahvaa tunnistautumista, ja osakkeenomistaja voi rekisteröityä ja äänestää ennakkoon kirjautumalla sisään omilla suomalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.

Yhteisöomistajien osalta sähköinen ennakkoäänestäminen ei edellytä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava suomalaisen arvo-osuustilinsä numero sekä muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää edellä kuvattua sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ennakkoäänestäminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistautumista, joka toimii suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

  • Sähköpostitse tai postitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa tältä sivulta äänestyksen alkaessa saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Euroclear Finland Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu, tai postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Valmet Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, mikäli siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Ennakkoäänten on oltava perillä ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 10. maaliskuuta 2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 17. maaliskuuta 2023 klo 10.00 (Suomen aikaa). Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään viipymättä omaisuudenhoitajaltaan tilapäistä osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjan antamista, varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautumista ja ennakkoäänestystä koskevat ohjeet.

Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtia ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä tai osakesäästötileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.

Valtakirjapohja ja äänestysohjeet tulevat saataville tähän viimeistään 9. helmikuuta 2023.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostilla osoitteeseen titta.ware@valmet.com ennen ilmoittautumisajan päättymistä 15. maaliskuuta 2023 klo 16.00 (Suomen aikaa), mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä.

Yhteisöomistaja voi käyttää myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä asiamiehen Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Yhtiökokouspalvelussa asiamiehen tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii suomalaisilla pankkitunnuksilla tai suomalaisella mobiilivarmenteella. Lisätietoja on saatavilla www.suomi.fi/valtuudet -sivulla.

Videolähetys

Yhtiö järjestää kokoukseen ilmoittautuneille osakkeenomistajille mahdollisuuden seurata yhtiökokousta verkossa videolähetyksen kautta. Ohjeet videolähetyksen seuraamista varten ovat saatavilla tällä sivulla ennen yhtiökokousta.

Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että pelkkä kokouksen seuraaminen videolähetyksen kautta ei tarkoita osallistumista varsinaiseen yhtiökokoukseen, eikä mahdollista osakkeenomistajan oikeuksien käyttämistä varsinaisessa yhtiökokouksessa. Osakkeenomistajat, jotka haluavat seurata videolähetystä, voivat käyttää äänioikeuttaan äänestämällä asialistalla olevasta asiasta ennakkoon yllä esitettyjen ohjeiden mukaisesti.

Oikeus saada asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi

Osakkeenomistajilla on osakeyhtiölain mukaisesti oikeus saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Pyyntö tästä tulee lähettää kirjallisesti hallitukselle osoitteeseen rasmus.oksala@valmet.com niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Osakkeenomistajan tuli toimittaa mahdollinen pyyntö saada asia yhtiökokouksen esityslistalle viimeistään perjantaina 20.1.2023.

Tietosuoja

Valmet Oyj hallinnoi ja käsittelee tietoja yhtiökokouksen 2023 rekisteröintiä varten. Käsittelyn oikeusperusteen muodostavat rekisterinpitäjän oikeutetut edut kokouksen järjestämiseksi. Valmet käyttää Euroclear Finland Ltd:n ratkaisua rekisteröinnissä. Tietoja säilytetään EU:ssa ja niitä säilytetään viisi vuotta.

Valmet noudattaa asiaankuuluvia rekisteröidyn oikeuksia. Niihin kuuluu oikeus tarkastaa omat henkilötiedot, tehdä niihin oikaisuja, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaperiaatteista, ota yhteyttä Valmetin tietosuojavastaavaan tietosuojalomakkeella.

Tärkeitä päivämääriä

20.1.2023: Määräaika pyynnöille saada asia yhtiökokouksen esityslistalle

2.2.2023: Yhtiökokouskutsun julkistaminen

9.2.2023: Valtakirjapohjat ja äänestysohjeet nettisivuille (viimeistään)

9.2.2023 klo 10.00: Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa

10.3.2023: Yhtiökokouksen täsmäytyspäivä

15.3.2023 klo 16.00: Määräaika suorarekisteröityjen omistajien ilmoittautumiselle ja ennakkoäänestämiselle, sekä asiamiesasiakirjoille.

17.3.2023 klo 10:00: Määräaika hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien ilmoittautumiselle ja ennakkoäänestämiselle.

22.3.2023: Yhtiökokous

24.3.2023: Osingonmaksun ensimmäisen erän täsmäytyspäivä

5.4.2023: Osingonmaksun ensimmäisen erän maksupäivä

5.4.2023: Yhtiökokouksen pöytäkirja luettavissa tällä sivulla, viimeistään