Tiedonantopolitiikka
1. Viestinnän periaatteet ja tavoitteet
Valmet noudattaa viestinnässään Suomen ja EU:n lainsäädäntöä, Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä, Finanssivalvonnan ohjeita sekä yhtiön hallinnointiperiaatteita.
Valmetin viestintä perustuu tosiasioihin. Viestinnän keskeiset periaatteet ovat suunnitelmallisuus, avoimuus, rehellisyys, tasapuolisuus ja aktiivisuus. Valmet viestii johdonmukaisesti myönteisistä ja kielteisistä asioista samanaikaisesti kaikille sidosryhmille. Tavoite on antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiön toiminnasta ilman aiheetonta viivytystä.
Valmetin sijoittajasuhteiden tavoite on tukea Valmetin osakkeen oikeaa arvonmuodostusta välittämällä pääomamarkkinoille oikeaa, riittävää ja ajankohtaista tietoa Valmetin toiminnasta, toimintaympäristöstä, strategiasta, tavoitteista sekä taloudellisesta tilanteesta.
2. Toimintatavat
Valmet julkaisee tietoja taloudellisesta tilanteestaan ennalta ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Tulevan tilikauden julkaisupäivät julkistetaan ennen edellisen tilikauden päättymistä. Tiedot taloudellisesta tilanteesta, tase- ja rahoitusasemasta, näkymistä, tuloksen ennen rahoituseriä, veroja ja aineettomien hyödykkeiden poistoja (EBITA) kehityksestä tai muista Valmetin toimintaan ja toimintaympäristöön liittyvistä oleellisista asioista annetaan pääsääntöisesti osavuosikatsauksissa, puolivuosikatsauksissa ja tilinpäätöstiedotteissa. Jos osavuosikatsausten välisenä aikana annetaan näitä asioita koskevaa merkittävää uutta tietoa, se julkaistaan aina pörssitiedotteena.
Huhut, markkina-arviot ja vuodot
Valmet ei kommentoi markkinoilla liikkuvia huhuja, osakekurssin kehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia tai analyytikoiden ennusteita. Valmet voi kuitenkin harkita pörssitiedotteen julkistamista huhujen tai olennaisesti virheellisten tietojen oikaisemiseksi, mikäli näillä on merkittävä vaikutus yhtiön rahoitusinstrumenttien arvoon. Valmet ei myöskään kommentoi valmisteilla olevia asioitaan. Mikäli kuitenkin Valmetin arvopaperien arvoon olennaisesti vaikuttava tieto on vuotanut julkisuuteen ennenaikaisesti, Valmet julkaisee asiasta pörssitiedotteen.
Sijoittaja-, analyytikko- ja tiedotusvälineyhteydet
Valmet tapaa aktiivisesti pääomamarkkinoiden ja tiedotusvälineiden edustajia ja pyrkii vastaamaan viipymättä sijoittajien, analyytikoiden ja tiedotusvälineiden yhteydenottoihin.
Valmetin sijoittajasuhdetoiminto hoitaa yhteydenpidon sijoittajiin ja analyytikoihin keskitetysti. Valmetin konserniviestintätoiminto puolestaan järjestää tapaamiset tiedotusvälineiden edustajien kanssa. Valmetin taloudellista tilannetta, markkinoita kokonaisuutena ja tulevaisuuden näkymiä kommentoivat Valmetin toimitusjohtaja ja talousjohtaja tai näiden nimeämä henkilö. Liiketoimintalinjojen ja -alueiden johtajat sekä asiantuntijat voivat antaa lausuntoja omaan vastuualueeseensa kuuluvissa asioissa saamiensa ohjeiden mukaisesti.
Valmetin ylin johto osallistuu tarvittaessa sijoittaja-, analyytikko- ja tiedotusvälinetapaamisiin yhdessä sijoittajasuhde- tai konserniviestintä-toiminnon edustajien kanssa. Tapaamisten tavoite on antaa hyödyllistä tietoa Valmetista ja sen toimintaympäristöstä. Keskustelut perustuvat Valmetin jo julkaisemiin tai markkinoilla yleisesti saatavilla oleviin tietoihin eikä niissä tuoda esille uutta, yhtiön rahoitusinstrumenttien arvoon merkittävästi vaikuttavaa tietoa.
Hiljainen jakso
Valmet noudattaa 21 vuorokauden pituista niin sanottua hiljaista jaksoa ennen tulosjulkistuksia. Tänä aikana Valmet ei anna yhtiön taloudelliseen tilanteeseen, markkinoihin, tulevaisuuden näkymiin tai viimeaikaiseen kehitykseen liittyviä kommentteja. Hiljaisen jakson aikana Valmetin johtajat ja työntekijät eivät tapaa pääomamarkkinoiden tai talousalan tiedotusvälineiden edustajia kommentoidakseen yrityksen taloudelliseen tilanteeseen tai markkina- tai liiketoimintanäkymiin liittyviä asioita.
Taloudellisten tietojen julkistaminen
Taloudelliset tiedot ja avainluvut julkistetaan konsernitasolla. Tämän lisäksi Valmet julkaisee tiettyjä taloudellisia tietoja jokaiselle segmentille, liiketoimintalinjalle ja liiketoiminta-alueelle. Segmenttien taloudellisista tiedoista julkistetaan saadut tilaukset, liikevaihto, vertailukelpoinen EBITA, EBITA, vertailukelpoisuuteen vaikuttavat erät sekä aineettomien hyödykkeiden poistot. Liiketoimintalinjojen ja liiketoiminta-alueiden taloudellisista tiedoista julkistetaan saadut tilaukset ja liikevaihto.
Taloudelliset tavoitteet ja tulosohjeistus
Valmetin hallitus arvioi vuosittaisen strategiaprosessin yhteydessä, onko taloudellisia tavoitteita syytä muuttaa. Taloudellisten tavoitteiden muutoksista tiedotetaan pörssitiedotteella.
Valmet antaa osavuosikatsausten, puolivuosikatsausten ja tilinpäätöstiedotteiden yhteydessä tulosohjeistuksen, joka sisältää markkinanäkymät ja taloudelliset näkymät kuluvalle tilivuodelle. Taloudelliset näkymät sisältävät johdon arvion liikevaihdon ja liikevoiton (EBITA) kehityksestä tilivuonna, sekä markkinanäkymät, jotka perustuvat johdon senhetkiseen näkemykseen toimintaympäristöstä ja markkinoiden kehityssuunnista.
Valmet ei anna yhtiön virallisissa markkinanäkymissä ja tulosohjeistuksessa julkistettujen tietojen lisäksi muita tulevaisuuteen liittyviä arvioita.
Tulosvaroitus
Tulosvaroitus annetaan ilman aiheetonta viivytystä, jos yhtiö arvioi, että sen tuloksen tai taloudellisen aseman kehitys, liikevaihtoa tai liikevoittoa (EBITA) koskeva arvio tai muu vastaava tulevaisuuden näkymiä koskeva arvio on olennaisesti muuttunut joko kielteiseen tai myönteiseen suuntaan (positiivinen tulosvaroitus) julkaistusta tulosohjeistuksesta.
Valmetin toimitusjohtaja arvioi ja päättää yhdessä hallituksen puheenjohtajan kanssa, onko syytä antaa tulosvaroitus.
Muutoksen arviointi perustuu Valmetin aiemmin antamiin ennusteisiin ottaen huomioon näkymät ja vallitseva markkinatilanne. Tulosvaroituksesta julkaistaan aina pörssitiedote. Valmetin hallitus on hyväksynyt erillisen ohjeen koskien tulosohjeistuksen julkaisemista ja tulosvaroituksen antamista.
Omistusosuuksien muutokset
Arvopaperimarkkinalain määräysten (9 luku, 5 §) mukaisesti listayhtiöiden osakkeenomistajien on ilmoitettava sekä Finanssivalvonnalle että listayhtiölle omistusosuuksiensa muutoksista. Muutoksista on ilmoitettava, kun osuus saavuttaa tai ylittää taikka vähenee alle 5, 10, 15, 20, 25, 30, 50, 66,7 (2/3) tai 90 prosentin yhtiön äänimäärästä tai osakkeiden kokonaismäärästä. Valmet julkaisee nämä muutokset pörssitiedotteella viipymättä sen jälkeen, kun osakkeenomistaja on ilmoittanut muutoksesta johdolle.
3. Valmetin julkaisemat tiedotteet
Valmetin julkaisemat tiedotteet jakautuvat kolmeen eri luokkaan: pörssitiedotteisiin, lehdistötiedotteisiin ja ammattilehtitiedotteisiin. Tiedoteluokka valitaan tiedon merkittävyyden ja olennaisuuden perusteella ja sisäisten ohjeiden mukaisesti. Ohjeet päivitetään riittävän usein, siten että ne vastaavat Valmetin toiminnan laajuudessa mahdollisesti tapahtuneita muutoksia.
Pörssitiedotteet
Valmet kertoo pörssitiedotteilla tärkeistä päätöksistä, asioista ja tapahtumista, joilla arvioidaan olevan merkittävä vaikutus Valmetin rahoitusinstrumenttien arvoon.
Pörssitiedotteena julkaistaan esimerkiksi tilinpäätökset, osavuosikatsaukset, strategian kannalta keskeiset asiat sekä taloudellisissa ja tulevaisuuden näkymissä tapahtuneet merkittävät muutokset. Pörssitiedotteena julkaistaan myös merkittävät yrityskaupat ja yhteisyrityssopimukset, merkittävät investoinnit ja rahoitusjärjestelyt, poikkeuksellisen suuret saadut tilaukset, liiketoiminnan uudelleenjärjestelyt, viranomaispäätökset ja osakepohjaiset kannustinjärjestelmät. Periaatteessa pörssitiedotteena julkaistaan tilaukset, joiden arvo on yli 10 prosenttia Valmetin vuotuisesta liikevaihdosta. Yrityskaupoista, joiden arvioidaan vaikuttavan merkittävästi Valmetin rahoitusinstrumenttien arvoon, tiedotetaan pääsääntöisesti silloin, kun aiesopimus on allekirjoitettu. Pörssitiedotteena julkistettavan yrityskaupan vähimmäisarvo määritellään sisäisissä ohjeissa. Investoinneista ja rahoitusjärjestelyistä tiedotetaan mikäli ne ovat merkittäviä. Yhteistoimintaneuvotteluista tiedotetaan sisäisten ohjeiden mukaisesti.
Nimityksistä kerrotaan pörssitiedotteella, mikäli ne koskevat muutoksia hallituksessa, toimitusjohtajaa tai talousjohtajaa tai jos yhtiön tilintarkastaja vaihtuu. Muutkin muutokset voivat olla tärkeitä, jolloin niistä on tiedotettava. Tällainen tapaus voi olla esimerkiksi muutokset johtoryhmässä. Merkittävistä konsernin rakennetta koskevista organisaatiomuutoksista julkaistaan pörssitiedote.
Valmetilla on käytössä sisäiset ohjeet tiedon olennaisuuden ja merkittävyyden arviointiin. Pörssitiedotteet hyväksyy Valmetin toimitusjohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö, ja ne julkaisee sijoittajasuhdetoiminto.
Lehdistötiedotteet
Valmet kertoo lehdistötiedotteilla sellaisista liiketoimintaansa liittyvistä tapahtumista, jotka eivät täytä pörssitiedotteelle määriteltyjä vaatimuksia, mutta joilla arvioidaan olevan uutisarvoa tai joiden arvioidaan muuten kiinnostavan yhtiön sidosryhmiä.
Valmet tiedottaa saamistaan tilauksista pääsääntöisesti lehdistötiedotteella. Yhtiön tavoite on julkaista kaikki saamansa tärkeät tilaukset, mutta asiakkaiden pyynnöstä osa tilauksista jää luottamuksellisiksi. Tilaus julkistetaan sen jälkeen, kun se on kirjattu saatuihin tilauksiin. Valmet ei julkista aiesopimuksia, ellei tilaus ole erityisen tärkeä tai ellei asiakkaan kanssa ole niin erikseen sovittu. Lehdistötiedotteilla voidaan tiedottaa myös pienistä investoinneista ja yrityskaupoista sekä huoltosopimuksista. Valmetin lehdistötiedotteet julkaisee konserniviestintä. Lisäksi Valmetin liiketoiminnot julkaisevat paikallisia lehdistötiedotteita sekä ammattilehtitiedotteita, jotka kertovat tuotteista, palveluista ja teknologiasta yksityiskohtaisesti.
Valmetin sisäinen tiedoteprosessi varmistaa, että yhtiön johto on täysin tietoinen julkaistavista asioista. Prosessi kattaa myös lausunnonantajat, joilta tiedotusvälineet tai analyytikot voivat pyytää lisätietoja asiasta. Sovitulla toimintatavalla yhtiö varmistaa myös tiedotteen oikea-aikaisen julkaisun sekä laajan ja nopean jakelun maailmanlaajuisesti tärkeimmille tiedotusvälineille, kaikille muille sidosryhmille sekä pörssitiedotteiden kyseessä ollen myös NASDAQ OMX Helsingille.
4. Kanavat, tiedotteiden jakelu ja saatavilla olo
Valmet julkaisee ilman aiheetonta viivytystä kaikki tiedot, joiden arvioidaan vaikuttavan merkittävästi Valmetin rahoitusinstrumenttien arvoon. Valmetia koskevan tiedon pääasiallinen lähde on yhtiön internet-sivusto www.valmet.com. Tietoja julkaistaan myös Nasdaq Helsingin pörssilistalla ja tärkeimmissä tiedotusvälineissä.
Valmetin pörssi- ja lehdistötiedotteet ovat luettavissa Valmetin internet-sivustolta, jossa ne julkaistaan ilman aiheetonta viivytystä tiedon julkistamisen jälkeen. Sivustolla ylläpidetään vähintään kymmenen vuoden arkistoa aiemmin julkaistuista tiedotteista ja taloudellisista katsauksista.
Koska Valmet on NASDAQ OMX Helsingissä listattu pörssiyhtiö, on yhtiön virallinen raportointikieli suomi. Kaikki virallinen aineisto julkaistaan suomeksi ja englanniksi.
Jotta Valmetin kaikki sidosryhmät saisivat tietoa tasapuolisesti ja samanaikaisesti, yhtiö julkaisee myös sijoittaja- ja analyytikkotapaamisissa käyttämäänsä aineistoa internet-sivustollaan mahdollisimman oikea-aikaisesti. Valmet tarjoaa myös julkisia, internetin kautta seurattavissa olevia lähetyksiä (webcast) tärkeiden uutisten ja tulosjulkistusten yhteydessä.
5. Tiedotus poikkeustilanteissa
Valmetissa kriisinhallinta on osa yhtiön riskienhallintatoimintoa. Kriisinhallintaryhmä (Crisis Management Team, CMT) vastaa kriisinhallinnasta käytännössä. CMT vastaa poikkeustilanteissa muun muassa viestinnästä. Erikoistilanteissa CMT:n apuna käytetään tilanteen parhaiten hallitsevia Valmetin asiantuntijoita.
6. Sisäpiiriohje
Sisäpiiritietoa koskevissa asioissa Valmet noudattaa sovellettavan lainsäädännön ja Finanssivalvonnan standardien lisäksi Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiirisääntöjä. Lisäksi Valmetissa on käytössä yhtiön hallituksen hyväksymä sisäpiiriohje, jonka mukaan Valmetin ilmoitusvelvolliset johtohenkilöt eivät saa käydä kauppaa yhtiön liikkeellelaskemilla rahoitusinstrumenteilla 30 vuorokauteen (niin sanottu suljettu ikkuna) ennen yhtiön osavuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamista. Sisäpiirikäytäntöjä kuvataan tarkemmin Valmetin internet-sivustolla.
7. Tulkinnat ja poikkeamat
Kaikki Valmetin tiedotteet ja taloudelliset katsaukset ovat yrityksen omaisuutta, ja viime kädessä Valmet päättää aina niiden sisällöstä. Samalla Valmet kunnioittaa asiakkaidensa ja muiden liikekumppaniensa näkemyksiä tietosisällöstä. Tämä koskee erityisesti saaduista tilauksista, yrityskaupoista ja yhteistyösopimuksista kertovia tiedotteita.
Valmetin tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa toimitusjohtaja. Toimitusjohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö antaa lisäohjeita politiikan käytännön toimeenpanosta. Sovellettavien lakien ja säännösten puitteissa toimitusjohtajalla on oikeus yksittäisissä tapauksissa, painavista syistä johtuen, poiketa tiedonantopolitiikasta.